Виртуальный офис означает значительное сокращение расходов компании на аренду помещений, оборудование и наем сотрудников для работы в офисе.

Независимо от того, руководите ли вы крупной компанией или малым предприятием, вы постоянно ищете новые решения для правильного управления финансами компании и постоянно работаете над оптимизацией расходов.
Нельзя отрицать, что аренда помещения под офис, приобретение оборудования и содержание секретариата требуют значительных финансовых затрат, и эти затраты еще больше, если вы решили снять офис в центре города.

Одним из наиболее эффективных способов снижения затрат на содержание офиса компании является использование виртуального офиса.

ЧТО ТАКОЕ ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС?

Идея виртуального офиса связана с аутсорсингом, т.е. передачей определенных задач, выполняемых компанией, специализированным внешним структурам.

Многие компании (особенно глобальные корпорации) убедились в преимуществах аутсорсинговых решений и стремятся их использовать. Аутсорсинговые решения дешевле (например, за счет экономии на оплате труда) и ассоциируются с высоким качеством, поскольку в аутсорсинговых компаниях работают отраслевые специалисты, обеспечивающие своим клиентам высокий уровень сервиса. Кроме того, благодаря аутсорсингу руководители компании могут сосредоточиться на достижении бизнес-целей и развитии компании, не вникая в вопросы, не имеющие для нее принципиального значения. Они просто знают, что кто-то делает это для них и делает это хорошо.

Поэтому не стоит удивляться, если отдельные подразделения полностью (например, отдел продаж, отдел маркетинга, отдел информационных технологий или бухгалтерия) будут выведены вне организации. Правду сказать, многие производители бытовых товаров наносят на «свою» продукцию только свой логотип.

Оказывается, что даже с точки зрения физического расположения компании аутсорсинг может многое предложить. Следует отметить, что для новой компании аренда помещений, их содержание и оплата труда персонала могут оказаться непростой задачей.
Может ли компания отказаться от адреса? Не может, но может иметь совместный адрес с другими компаниями. Именно таким

образом появились аутсорсинговые компании, специализирующиеся на предоставлении адреса внешним компаниям. Более распространенное название таких компаний — «Виртуальные офисы» или «электронные офисы».
Название может ассоциироваться с услугой, предоставляемой через Интернет, но на самом деле это настоящее место (например, помещение в офисном здании) с настоящим персоналом (сотрудниками виртуального офиса), которые работают на благо компании, причем не одной, а всех тех, кто зарегистрировал свой бизнес в данном виртуальном офисе.

НА КОГО ОРИЕНТИРОВАН ДАННЫЙ ВИД УСЛУГ?

Чаще всего услугами виртуального офиса пользуются представители малого и среднего бизнеса. Часто малые предприятия не хотят или даже не могут официально зарегистрировать бизнес напр. по месту жительства владельца или участника компании. Поэтому, чтобы избежать высоких затрат на организацию собственного офиса, а также юридических и налоговых проблем, связанных с ведением бизнеса из дома, они выбирают электронный офис.

Есть отрасли, которые вполне успешно могут работать на базе услуг виртуального офиса — например, небольшие ИТ-компании, электронная коммерция, интерактивные агентства. Поэтому, если профиль бизнеса не требует, чтобы группа людей выполняла определенные действия в определенном месте, то тем более рекомендуется использовать решения, предлагаемые виртуальными офисами.

СКОЛЬКО ВЫ СМОЖЕТЕ СЭКОНОМИТЬ?

На этот вопрос есть простой ответ — очень, очень много. А сэкономленные деньги можно направить, например, на развитие бизнеса.

БЕЗОПАСНО ЛИ ЭТО?

Сотрудники виртуального офиса должны понимать, что на них лежит огромная ответственность за сохранность любых документов, которые клиенты хранят в их офисе. Именно эти документы часто запрашиваются налоговым управлением в первую очередь в ходе контроля. Поэтому при выборе электронного офиса следует обращать внимание на, казалось бы, обыденные вещи: доступны ли шкафы для хранения документов, запираются ли они на ключ, следят ли сотрудники за порядком, особенно за документами. Остается еще вопрос о конфиденциальности и надежности. Информация, которую компания получает, например, в виде официальной корреспонденции, должна быть безопасно и немедленно передана сотрудниками виртуального офиса адресату. И только адресату.