język angielski język rosyjski

BLOG

Wirtualne Biuro – sposób na oszczędność w firmie

Posiadanie wirtualnego biura to dla Twojej firmy istotna redukcja kosztów związanych z wynajmem lokalu, jego wyposażeniem oraz zatrudnieniem pracowników do obsługi biura.

Czy prowadzisz duże przedsiębiorstwo czy małą firmę stale poszukujesz nowych rozwiązań, aby właściwie zarządzać firmowymi finansami i wciąż pracujesz nad optymalizacją kosztów.
Nie da się ukryć, że najem własnego lokalu pod biuro, zakup urządzeń oraz prowadzenie sekretariatu wymaga sporego nakładu finansowego, a koszty te są jeszcze większe, jeśli zdecydujesz się na lokalizację biura w centrum miasta.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na redukcję kosztów związanych z prowadzeniem firmowego biura jest skorzystanie z usług wirtualnego biura.

CO TO JEST WIRTUALNE BIURO?

Idea wirtualnego biura związana jest z outsourcingiem, czyli przekazywaniem pewnych zadań, które realizowane są w przedsiębiorstwie do wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych.

Wiele firm (zwłaszcza globalnych korporacji) dostrzegło w rozwiązaniach outsourcingowych korzyści i chętnie z nich korzysta. Rozwiązania outsourcingowe są tańsze (np. dzięki oszczędnościom na kosztach zatrudnienia) oraz wiążą się z wysoką jakością, ponieważ firmy outosurcingowe, chcąc świadczyć dla swoich klientów usługi na wysokim poziome, zatrudniają specjalistów z danej branży. Ponadto, dzięki outsourcingowi managerowie firmy mogą się skupić realizacji celów biznesowych i na rozwoju firmy, nie zaprzątając sobie zbytnio głowy sprawami, które nie są dla firmy kluczowe. Po prostu wiedzą, że ktoś to robi za nich i robi to dobrze.

Dlatego nie powinna nas dziwić sytuacja w której całe piony (np. sprzedaży, marketingu, IT lub księgowość) eksportowane są na zewnątrz. Prawda jest taka, że wielu producentów przedmiotów codziennego użytku na „swoich” produktach zamieszcza tylko swoje logo.

Okazało się, że także w kwestii fizycznej lokalizacji firmy, outsourcing ma sporo do zaoferowania.

Trzeba zaznaczyć, że dla nowej firmy wynajęcie lokalu, jego utrzymanie oraz opłacenie personelu z reguły bywa wyzwaniem.
A czy firma może zrezygnować z adresu? Nie może, ale może go z kimś współdzielić. I tak powstały firmy outsourcingowe, które specjalizują się w użyczaniu firmom zewnętrznym adresu. Bardziej popularna nazwa dla tych firm to „Wirtualne Biura” lub „e-biura”.
Nazwa mogłaby się kojarzyć z jakąś usługa dostępną przez Internet ale w rzeczywistość mamy do czynienia z konkretnym miejscem (np. lokalem w biurowcu) oraz personelem (pracownicy wirtualnego biura), którzy pracują na rzecz firmy, tyle że nie jednej ale tych które zarejestrowały swoją działalność w danym biurze wirtualnym.

DO KOGO SKIEROWANE SĄ TEGO TYPU USŁUGI?

Sektorem, który najchętniej korzysta z usług wirtualnego biura jest sektor MŚP. Często małe firmy nie chcą lub nawet nie mogą oficjalnie prowadzić działalności np. w miejscu zamieszkania właściciela lub wspólnika. Dlatego dla uniknięcia wysokich kosztów organizacji własnej siedziby i problemów prawno-podatkowych związanych z prowadzeniem firmy w domu, decydują się one na e-biuro.

Są pewne branże, które bardzo dobrze mogą funkcjonować w oparciu o usługi wirtualnego biura – chociażby małe firmy IT, e-commerce, agencje interaktywne. Zatem jeśli profil działalności nie zakłada konieczności wykonywania konkretnych czynności w przez grupę osób w konkretnym miejscu to tym bardziej rozwiązania proponowane przez wirtualne biura są rekomendowane.

ILE MOŻNA ZAOSZCZĘDZIĆ?

Na to pytanie jest prosta odpowiedź – bardzo, bardzo dużo. A zaoszczędzone środki można przekazać np. na rozwój firmy.

CZY TO JEST BEZPIECZNE?

Pracownicy wirtualnego biura, powinni zdawać sobie sprawę, że ciąży na nich ogromna odpowiedzialność za bezpieczeństwo wszelkich dokumentów jakie ich klienci przechowują w ich biurze. Często są to dokumenty, o które w pierwszej kolejności pyta US podczas kontroli. Dlatego wybierając e-biuro zwróćmy uwagę na rzeczy, które mogłyby się wydawać prozaiczne – czy szafki z dokumentami są ogólnodostępne, czy są zamykane na klucz i czy pracownicy dbają o porządek, zwłaszcza ten w dokumentach.

Pozostaje jeszcze kwestia dyskrecji i rzetelności. Informacje, które firma otrzymuje w np. w oficjalnej korespondencji, powinny być bezpiecznie i bezzwłocznie przekazywane przez pracowników wirtualnego biura do wiadomości adresata. I tylko adresata.

Zobacz powiązane artykuły:


Wirtualne Biuro – sposób na oszczędność w firmie

Posiadanie wirtualnego biura to dla Twojej firmy istotna redukcja kosztów związanych

Czytaj więcej...

Wirtualne biuro – korzyści dla Twojej firmy

Co to jest wirtualne biuro, kto może skorzystać z usług biur wirtualnych, i co

Czytaj więcej...

Chcesz mieć atrakcyjny adres siedziby Twojej firmy? Lokalizacja w centrum Warszawy? -Możesz.

Siedziba firmy w centrum Warszawy? Oczywiście. Wyjdź naprzeciw oczekiwaniom Twoich

Czytaj więcej...

Korzyści z wirtualnego biura

Twoje Wirtualne Biuro

Skontaktuj się z nami

Rezerwacja salki

Salka na spotkania biznesowe w centrum Warszawy.
Sprawdź wolne terminy!