język angielski język rosyjski

BLOG

Wirtualne biuro, a problem rejestracji jako podatnika VAT?

Wysokie koszty prowadzenia działalności, od lat wskazywane są przez polskich przedsiębiorców jako jeden z głównych czynników hamujących swobodny rozwój gospodarki w naszym kraju. Dla wielu stawiających pierwsze kroki w biznesie, wirtualne biura stanowią atrakcyjną alternatywę dla tradycyjnych siedzib ich spółek, pozwalającą na obniżenie nakładów finansowych niezbędnych w celu uruchomienia i prowadzenia własnego przedsiębiorstwa. Jak wiele innowacyjnych rozwiązań pojawiających się w życiu ekonomicznym, tak też biura wirtualne mogą jednak sprawiać pewne problemy organom administracji publicznej, z natury swej będącym ciałami o nastawieniu konserwatywnym i wyczulonym na punkcie ewentualnych nadużyć. Zwykle mija pewien okres czasu, zanim rozwiązania takie jak wirtualne biura zostaną uregulowane odpowiednimi przepisami, a często zdarza się i tak, iż ustawodawca z różnych przyczyn celowo rezygnuje ze szczegółowej regulacji, decydując iż poszczególne zagadnienia powinny być rozpatrywane w oparciu o przepisy ogólne. W każdym z powyższych przypadków (brak przepisów, albo celowe pozostawienie sprawy pod rządami przepisów o wyższym stopniu ogólności), niezwykle istotna jest rola sądów, kształtujących przez swoje orzecznictwo zasady wykładni poszczególnych zagadnień i tym samym pośrednio – praktykę organów administracji.

Warunki rejestracji podmiotu jako podatnika VAT/VAT-UE oraz przegląd orzeczeń sądów

W odniesieniu do postawionego w tytule pytania, w pierwszej kolejności wskazać należy, iż brak jest w krajowym prawie podatkowym przepisów odnoszących się bezpośrednio do wirtualnych biur i ich wpływu na kwestie rejestracji podmiotu gospodarczego jako podatnika VAT. Regulacją ogólną którą należy analizować w kontekście interesującego nas problemu jest art. 96 ust 4 oraz 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 710 – dalej: u.p.t.u.). Aktualnie obowiązujące (od 1 stycznia 2017 r.) brzmienie tego przepisu przedstawia się następująco:

Art. 96

4. Naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 – jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.

4a. Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:

1) dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub
2) podmiot ten nie istnieje, lub
3) mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub
4) podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.

Z brzmienia powyższego wynika, iż zasadą jest rejestracja podatnika VAT po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym. Przypadki w których organ podatkowy może nie zarejestrować podmiotu jako podatnika VAT wyliczone są enumeratywnie w ust. 4a tego przepisu. Oznacza to, iż tylko wystąpienie któreś z przesłanek tam wskazanych może być podstawą braku rejestracji, jednocześnie wystąpienie którejkolwiek z nich musi skutkować takiej rejestracji brakiem. Kluczowe jest więc przeanalizowanie, czy prowadzenie działalności gospodarczej poprzez biuro wirtualne jest objęte zakresem któregoś z przypadków wymienionych w ustępie 4a. Sprawa wydaje się jasna w odniesieniu do punktów 2,3 oraz 4. Ich brzmienie wskazuje jednoznacznie, iż intencją ustawodawcy było utrudnienie rejestracji jako podatników VAT, podmiotów nie prowadzących faktycznie działalności. Firmy takie są szczególnie chętnie wykorzystywane w procederach mających na celu popełnianie przestępstw podatkowych np. jako tzw. „znikający podatnicy”. Jednak samo założenie działalności w wirtualnym biurze nie ma z powyższymi przesłankami nic wspólnego, stąd nie powinny one stwarzać zagrożenia dla korzystających z nich przedsiębiorców.

Głębszego zastanowienia wymaga ust. 4a pkt. 1 tj. podanie w zgłoszeniu danych niezgodnych z prawdą jako przyczyna braku rejestracji. Czy za takie „nieprawdziwe” dane może być uznane prowadzenie działalności w wirtualnym biurze ? Odpowiedź na to pytanie jest już trudniejsza, ze względu na nieostre sformułowanie zakresu tego przepisu, a problem z jego interpretacją wynika z zasygnalizowanego na wstępie braku orzecznictwa dotyczącego tego uregulowania. Powyższy przepis obowiązuje bowiem dopiero od 1 stycznia 20117 r. skutkiem czego nie wykształciła się jeszcze jednolita linia orzecznicza. W tej sytuacji rozsądne będzie sięgnięcie do orzeczeń powstałych na gruncie poprzednio obowiązującego brzmienia art. 96 ust. 4 u.p.t.u. W okresie 1 stycznia 2015 r. – 1 stycznia 2017 r. brzmiał on następująco:

Art. 96

4. Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 – jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.

Warto zauważyć, iż przepis ten w ogóle nie przewidywał przypadków braku rejestracji podmiotu jako podatnika VAT, jak również nie dawał podstaw organowi podatkowemu do weryfikacji zgłoszenia. Wydawać by się mogło więc, iż przepis ten sformułowany jest w sposób korzystniejszy dla przedsiębiorców niż wersja aktualna. Mimo tego, organy podatkowe niekiedy odmawiały rejestracji przedsiębiorców prowadzących działalność w biurach wirtualnych np. powołując się na przepisy prawa europejskiego (np. art. 10 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE, art. 22 ust. 1 rozporządzenia Rady UE nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L2010.268.1).). Orzecznictwo powstałe na gruncie tego przepisu generalnie uznawało, iż mimo braku wyraźnego upoważnienia w polskim prawie podatkowym, organy podatkowe są jednak uprawnione do kontroli rzetelności danych w zgłoszeniu rejestracyjnym. Natomiast co do interesującej nas kwestii biura wirtualnego, została ona omówiona m.in. w uzasadnieniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 lipca 2016 r. (sygn. akt I SA/Kr/516/16). Sąd stwierdził wyraźnie iż wskazanie w dokumentach VAT-R lub NIP-8 jako siedziby „wirtualnego biura” nie może być jedyną okolicznością uzasadniającą odmowę rejestracji jako podatnika VAT. Rozwijając ten pogląd, Sąd objaśnił, iż organy podatkowe mają prawo odmówić zarejestrowania podatnika VAT na podstawie art. 96 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług) oraz podatnika VAT UE na podstawie art. 97 ust. 9 powołanej ustawy jeżeli przeprowadzą przekonywujący wywód (logiczny i poparty zgromadzonymi dowodami zebranymi w postępowaniu zapewniającym czynny udział podatnika) uprawdopodabniający, że rejestracja taka zostanie wykorzystana do popełnienia oszustwa podatkowego. Brak środków technicznych i finansowych do wykonywania zamierzonej działalności czy też posiadanie wyłącznie „wirtualnego biura” zamiast siedziby, w której działaliby (i byli dostępni dla kontrahentów i organów podatkowych) członkowie zarządu lub inne osoby mające realny wpływ na działalność – ale w połączeniu z innymi okolicznościami sprawy, mogą być elementami wskazującymi na prawdopodobieństwo oszustwa. Jak widać, WSA w Krakowie racjonalnie zinterpretował ratio legis art. 96 ust. 4 u.p.t.u. wskazując, iż o ile odmowa rejestracji podatnika VAT ma na celu utrudnianie dokonywania oszustw podatkowych i zabezpieczenie interesu innych uczestników obrotu gospodarczego, to taka odmowa musi być oparta na solidnej podstawie, którą nie może być sam fakt iż przedsiębiorca prowadzi działalność w biurze wirtualnym. W powyższym wyroku, WSA w Krakowie odwołał się do sprawy Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzonej pod sygnaturą II FSK 3549/13. W tym wyroku (z dnia 5 sierpnia 2014 r.) NSA zajmował się co prawda kwestią nadania przedsiębiorcy numeru identyfikacji podatkowej, jednak zasługuje na uwagę trzeźwe spostrzeżenie Sądu iż w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych). Ponadto NSA wprost postawił tezę, iż Firma, która jako adres swojej siedziby podała wirtualne biuro, powinna dostać numer identyfikacji podatkowej.

Kolejne ciekawe orzeczenie które należy w tym miejscu przytoczyć to wyrok WSA w Gliwicach z dnia 12 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Gl 1529/14. W tej sprawie, organy podatkowe wskazywały, iż zgłaszająca się spółka nie będzie faktycznie wykonywać zadeklarowanej działalności gospodarczej pod wskazanym adresem w wirtualnym biurze. Sąd zważył jednak, iż brzmienie przepisów art. 96 ust. 1 i ust. 4 oraz art. 97 ust. 1 i ust. 4 ustawy VAT, jak i ich cel prowadzą do wniosku, że postępowanie dotyczące rejestracji podatnika jako podatnika VAT i VAT – UE nie może być traktowane jako postępowanie, w ramach którego następuje weryfikacja zdatności lokalu do spełniania funkcji odpowiadającej zakresowi działalności wpisanej do KRS. Akceptacja poglądu przeciwnego stanowiłaby w istocie zgodę na ograniczenia swobody prowadzenia działalności gospodarczej (zarejestrowania podatnika jako podatnika czynnego VAT i VAT-UE) w oparciu o hipotetyczne obawy co do sposobu prowadzenia rozpoczynanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Stałoby to w sprzeczności z art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a w konsekwencji także art. 22 Konstytucji RP, które nakazują ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej interpretować zawężająco, ponieważ stanowią wyjątek od konstytucyjnie chronionej zasady swobody gospodarczej. W ocenie Sądu walka z szarą strefą podatkową powinna polegać na odpowiedniej kontroli czynności podatników, do której organy podatkowe mają odpowiednie instrumenty prawne, a nie na faktycznym uniemożliwianiu wykonywania legalnych czynności podatkowych poprzez odmowę potwierdzenia rejestracji VAT. W związku z tym wskazanie adresu siedziby w biurze, w którym zarejestrowano już wiele podmiotów, samodzielnie taką przesłanką być nie może.

Na marginesie powyższych rozważań, warto też zauważyć, iż kwestia posiadania siedziby w wirtualnym biurze nie budzi sprzeciwu sądów rejestrowych tj. wydziałów gospodarczych Krajowego rejestru Sądowego, które dokonują wpisu nowopowstałych spółek do tegoż rejestru.

Aby sprawy nie wyglądały nazbyt dobrze, należy jednak wspomnieć także o wyrokach w których Sądy uznały argumentację organów podatkowych odmawiających rejestracji podmiotów jako podatników VAT ze względu na podany adres działalności. Wskazać należy tutaj np. wyrok WSA w Krakowie z dnia 8 września 2016 r. I SA/Kr 618/16, Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 24 lutego 2015 r. III SA/Gl 1527/14 czy też Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 sierpnia 2015 r. I FSK 112/15. Jednak dokładna ich analiza wskazuje iż w każdej z powyższych spraw występował (poza rejestracją firmy w wirtualnym biurze) dodatkowy czynnik mający wpływ na negatywną decyzję sądu (np. podejrzenia co do rzetelności rejestrowanej działalności, adres w pozbawionej okien piwnicy etc.)

Chcesz uniknąć problemów zrejestracją firmy? Wybierz profesjonalne wirtualne biuro

Wydaje się, iż w aktualnym stanie prawnym zarejestrowanie firmy w biurze wirtualnym nie powinno rodzić specjalnych problemów na gruncie rejestracji podmiotu jako podatnika VAT, o ile organy podatkowe nie podejmą podejrzenia, iż działalność taka będzie prowadzona nierzetelnie albo nieuczciwie. Część negatywnych dla przedsiębiorców wyroków sądowych akcentuje szczególnie mocno, iż biuro wirtualne nie pozwala na faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej w tym czynności zarządu. Dlatego rozważając oferty warto zwrócić uwagę jakie dokładnie możliwości oferuje „wirtualne biuro”, czy dysponuje np. fizycznymi możliwościami udostępnienia przestrzeni biurowej (np. na zebrania zarządu lub spotkania z klientami), umieszczenia oznaczenia naszej firmy pod adresem siedziby, odbioru korespondencji, przechowywania dokumentacji księgowej.

Zobacz powiązane artykuły:


Wirtualne Biuro – sposób na oszczędność w firmie

Posiadanie wirtualnego biura to dla Twojej firmy istotna redukcja kosztów związanych

Czytaj więcej...

Jeśli nie możesz lub nie chcesz zarejestrować firmy w miejscu swojego zamieszkania, skorzystaj z oferty wirtualnego biura.

Aby założyć firmę musisz posiadać adres pod którym możesz zarejestrować działalność.

Czytaj więcej...

Wirtualne biuro, a problem rejestracji jako podatnika VAT?

Wysokie koszty prowadzenia działalności, od lat wskazywane są przez polskich przedsiębiorców

Czytaj więcej...

Korzyści z wirtualnego biura

Twoje Wirtualne Biuro

Skontaktuj się z nami

Rezerwacja salki

Salka na spotkania biznesowe w centrum Warszawy.
Sprawdź wolne terminy!